From c3792c5c8a0a550992c33f0e3b2240593ffd72ed Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Maria Kreitmayr <m.kreitmayr@adito.de> Date: Fri, 30 Apr 2021 08:28:21 +0200 Subject: [PATCH] =?UTF-8?q?[Projekt:=20xRM-ContactManagement][TicketNr.:?= =?UTF-8?q?=201077180][[AID116]=20Dokumentation=20bzgl.=20DSGVO=20Funktion?= =?UTF-8?q?alit=C3=A4ten]?= MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit --- .../e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda.aod | 8 ++ .../userHelp_de_de.adoc | 82 +++++++++++++++++++ 2 files changed, 90 insertions(+) create mode 100644 e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda.aod create mode 100644 e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/person/personmain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp_de_de.adoc diff --git a/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda.aod b/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda.aod new file mode 100644 index 0000000..48c9bc7 --- /dev/null +++ b/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda.aod @@ -0,0 +1,8 @@ +<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> +<userhelp xmlns="http://www.adito.de/2018/ao/Model" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" VERSION="1.1.0" xsi:schemaLocation="http://www.adito.de/2018/ao/Model adito://models/xsd/userhelp/1.1.0"> + <name>e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda</name> + <majorModelMode>DISTRIBUTED</majorModelMode> + <reference>%aditoprj%/userhelp/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/person/personmain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp_de_de.adoc</reference> + <path>Person/PersonMain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp</path> + <locale>de_de</locale> +</userhelp> diff --git a/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/person/personmain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp_de_de.adoc b/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/person/personmain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp_de_de.adoc new file mode 100644 index 0000000..b5f8b2a --- /dev/null +++ b/e1df0da5-77ea-419b-89f0-fcd3019babda/person/personmain_view/f0895c2a-5517-4c7b-80ed-147e4078603d/userHelp_de_de.adoc @@ -0,0 +1,82 @@ +:icons: font + +Alle datenschutzrelevanten Informationen, die an einem Kontaktdatensatz erfasst werden können, werden in der ersten Tabelle aufgelistet. Dazu dokumentieren Sie: + +* die *Rechtsgrundlage (Feld "Datenschutzrecht")*, +* den *Verwendungszweck (Feld "Datenschutz anwenden")* und +* die *Dauer*. + +Sie können diese Angaben für jeden Typ (Namen, Kommunikation, Eigenschaften etc.) einzeln eintragen oder für alle übernehmen (Änderungen für alle übernehmen). + +=== Datenschutzerklärung +==== Hochladen + +Solange keine Datenschutzerklärung vorliegt, wird hierbei der Wert "Zustimmung ausstehend" angezeigt. + +Markieren Sie den Typ "Datenschutzerklärung" und laden Sie ein entsprechendes Dokument hoch. Hinterlegen Sie dazu folgende Werte: + +* Datenschutzrecht: Zustimmung +* Datenschutz anwenden: Interessensausgleich +* Gültig bis (das Enddatum, des entsprechend zu definierenden Gültigkeitszeitraums) +* Dokument: Hier laden Sie die unterschriebene Datenschutzerklärung hoch. + +[NOTE] +Verwenden Sie einen Dateinamen, aus dem hervorgeht, dass es die unterzeichnete +Datenschutzerklärung ist. + +Die Datenschutzerklärung wird im Tab "Dokumente" abgelegt. Dabei wird das Kennzeichen Hauptdokument auf JA gesetzt und kann nicht bearbeitet werden. + +==== Aktualisieren +Sobald eine aktualisierte Datenschutzerklärung erfasst werden muss, laden Sie diese erneut über den Typ "Datenschutzerklärung" hoch. + +Das alte Dokument verbleibt im Tab "Dokumente", bei dem das Kennzeichen "Hauptdokument" auf NEIN gesetzt wurde und nun wieder editierbar ist. + +=== Datenschutz-Berichte +Sie finden neben dem Bearbeiten-Button die Auswahl, um verschiedene Datenschutz-Berichte als PDF oder CSV ausgeben zu können. + +==== Informationsbericht +Zur Ausgabe des Informationsberichts geben Sie an, + +* ob eine *Übermittlung* an Dritte erfolgt und wenn ja, ob sich der Empfänger im In- oder Ausland befindet und dessen Adresse. +* *Garantien*, wenn Daten an Dritte aus dem Ausland weitergegeben wurden. +* *Externe Datenquelle*, um die Herkunft der Daten zu erfassen (Pflichtfeld, wenn Daten nicht von +betroffener Person erhoben wurden) + +==== Auskunftsbericht +Zur Ausgabe des Auskunftsberichts geben Sie an, + +* ob eine *Übermittlung* an Dritte erfolgt und wenn ja, ob sich der Empfänger im In- oder Ausland befindet und dessen Adresse. +* *Garantien*, wenn Daten an Dritte aus dem Ausland weitergegeben wurden. +* *Externe Datenquelle*, um die Herkunft der Daten zu erfassen (Pflichtfeld, wenn Daten nicht von +betroffener Person erhoben wurden) +* das *Datum der Anforderung* des Auskunftsberichts +* im Feld *Frist*, ob die Ausgabe des Berichts pünktlich (fristgerecht) erfolgte, oder ob eine Verlängerung auf Grund der Komplexität der Anfrage oder der hohen Anfrageanzahl beantragt wurde. +* das neue *Zieldatum* bei einer "Beantragung auf Fristverlängerung" + +[IMPORTANT] +Sowohl für den Auskunftsbericht als auch für den Informationsbericht müssen alle Datenschutzfelder entsprechend ausgefüllt sein. + +==== CSV Export +Hiermit erstellen Sie einen Export über alle DSGVO-relevanten Daten als CSV-Datei. + + +=== Löschkennzeichen setzten +Das Löschkennzeichen wird durch eine Begründung definiert und kann entweder manuell, durch den +Anwender, oder automatisch durch einen Prozess gesetzt werden. + +Ein manuelles Löschkennzeichen wird mit der Aktion "Füge manuelles +Löschkennzeichen hinzu" direkt im Kontakt gesetzt, wenn eine Begründung vorliegt, die nicht über die +automatisierten Löschkennzeichen abgebildet werden. +Des Weiteren muss ein manuelles Löschkennzeichen gesetzt werden, wenn es sich um einen Kontakt mit +mehreren weiteren Funktionen handelt, da diese Datensätze nicht vom Prozess berücksichtigt werden können. + +Ein Prozess setzt Löschkennzeichen für definierte Bedingungen (z.B. "Kaufvertrag verjährt"). Diese Bedingungen werden fachadministrativ im System angelegt. + +Im einzelnen Kontakt ist für den Nutzer in der Spalte Begründung ersichtlich, ob es ein "Manuell gesetztes" Löschkennzeichen ist, oder ob eine andere Begründung vorliegt. + +Sobald ein Löschkennzeichen gesetzt ist (automatisch oder manuell), wird der Status auf "Für +Löschung vorgesehen" geändert. Der Status ist nun in der Vorschau des Kontakts nicht mehr editierbar. +Es müssen im Tab "Datenschutz" alle Löschkennzeichen entfernt (Löschen-Button) werden, dann wird +der Status wieder auf aktiv gesetzt. + +[NOTE] +Weitere Informationen, wann ein Datensatz gelöscht-anonymisiert wird und welche Daten gelöscht und welche anonymisiert werden finden Sie hier -- GitLab