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Aktivität

Aktivitäten dokumentieren geschehene Kommunikation und werden mit involvierten Objekten verknüpft.

• Die Verknüpfung ist dafür gedacht, transparent für alle Nutzer, die Aktivität bei den verknüpften Objekten anzuzeigen.

• Involvierte Objekte können bspw. sein: der Datensatz der Firma, des Kontaktes, mit dem gesprochen wurde, sowie ein Angebot, das Anlass für den Anruf war.

• Zudem können Sie in Aktivitäten Werbemittel hinterlegen und so den Versand von Werbemitteln ermöglichen.

Zugriff auf Aktivitäten haben Sie im CRM:

1. Über den Context Aktivität, in dem alle Aktivitäten im CRM verwaltet werden.

2. Im Sinne einer Historie werden die verknüpften Aktivitäten in den Contexten der verknüpften Objekte angezeigt.

Neben der manuellen Erfassung unterstützt Sie das CRM mit einer automatisierten Anlage von Aktivitäten direkt aus E-Mails oder nach Telefonaten.

Bereiten Sie sich immer bestmöglich auf Kundenkontakte vor, indem Sie die hinterlegten Aktivitäten als Informationsquelle nutzen. Sie optimieren die kundenorientierte Kommunikation, da Mehrfachanfragen beim Kunden reduziert werden und nachvollziehbar ist, wer wann welche Auskunft erteilte und welche Aktionen bereits erfolgt sind.

E-Mails als Aktivität erfassen - Dashlet "E-Mails importieren"

E-Mails können automatisiert vom System als Aktivität der Kategorie "E-Mail" erfasst werden.

Im DashletStore finden Sie das Dashlet "E-Mails importieren". Wenn Sie dies auf Ihrem Dashboard nutzen, können Sie E-Mail direkt per Drag & Drop (oder über zwischenspeichern und Upload) auf das Dashlet ziehen und eine Aktivität erstellen lassen. Dabei können drei Fälle eintreten:

1. Eine Aktivität mit Verknüpfungen wird erstellt, somit werden Sender und Empfänger mit der Aktivität verknüpft.

2. Eine Aktivität ohne Verknüpfung wird erstellt.

3. Es wird keine Aktivität erstellt. Sie erhalten den Hinweis "Datei ignoriert", d.h. die Datei konnte nicht importiert und als Aktivität angelegt werden.

In der Tabelle des Dashlets haben Sie die erstellen Aktivitäten direkt im Zugriff. Diese Anzeige bleibt solange bestehen, bis Sie sich am Client ab- und wieder neu anmelden oder eine neue E-Mail importieren.

Sie können E-Mails in den Dateiformaten MSG, EML, HTML oder TXT importieren. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: Das Dateiformat MSG wird beim Upload zu EML umgewandelt. Wenn Sie die Datei später erneut herunterladen, bleibt das Format EML. Bei den Formaten HTML und TXT erfolgt keine automatische Verknüpfung. Diese ist manuell nachzupflegen.

Aktivitäten manuell verknüpfen

Sie können Aktivitäten in der Vorschau, im Bereich "Verknüpfungen", oder in der Bearbeitungsansicht manuell verknüpfen. Dies benötigen Sie, wenn die Aktivität, z.B. beim Import einer E-Mail, nicht automatisch verknüpft wurde oder wenn Sie zusätzliche Verknüpfungen zu weiteren Datensätzen ergänzen möchten.

Wurde beim E-Mail-Import keine Verknüpfung erstellt, können Sie die Aktivität direkt über das Dashlet „E-Mails importieren“ öffnen und mit den gewünschten Kontakten oder Firmen verknüpfen.

Alternativ filtern Sie alle unverknüpften Aktivitäten mit der Filterbedingung "Ist eine unverknüpfte Aktivität gleich JA", um diese im nächsten Schritt manuell nachzuverknüpfen.