[Projekt: xRM-ContactManagement][TicketNr.: 1077180][[AID116] Dokumentation...

[Projekt: xRM-ContactManagement][TicketNr.: 1077180][[AID116] Dokumentation bzgl. DSGVO Funktionalitäten]

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+
+Alle datenschutzrelevanten Informationen, die an einem Kontaktdatensatz erfasst werden können, werden in der ersten Tabelle aufgelistet. Dazu dokumentieren Sie:
+
+* die *Rechtsgrundlage (Feld "Datenschutzrecht")*, 
+* den *Verwendungszweck (Feld "Datenschutz anwenden")* und 
+* die *Dauer*. 
+
+Sie können diese Angaben für jeden Typ (Namen, Kommunikation, Eigenschaften etc.) einzeln eintragen oder für alle übernehmen (Änderungen für alle übernehmen).
+
+=== Datenschutzerklärung 
+==== Hochladen
+
+Solange keine Datenschutzerklärung vorliegt, wird hierbei der Wert "Zustimmung ausstehend" angezeigt. 
+
+Markieren Sie den Typ "Datenschutzerklärung" und laden Sie ein entsprechendes Dokument hoch. Hinterlegen Sie dazu folgende Werte: 
+
+* Datenschutzrecht: Zustimmung
+* Datenschutz anwenden: Interessensausgleich
+* Gültig bis (das Enddatum, des entsprechend zu definierenden Gültigkeitszeitraums)
+* Dokument: Hier laden Sie die unterschriebene Datenschutzerklärung hoch.
+
+[NOTE] 
+Verwenden Sie einen Dateinamen, aus dem hervorgeht, dass es die unterzeichnete
+Datenschutzerklärung ist.
+
+Die Datenschutzerklärung wird im Tab "Dokumente" abgelegt. Dabei wird das Kennzeichen Hauptdokument auf JA gesetzt und kann nicht bearbeitet werden.
+
+==== Aktualisieren
+Sobald eine aktualisierte Datenschutzerklärung erfasst werden muss, laden Sie diese erneut über den Typ "Datenschutzerklärung" hoch. +
+Das alte Dokument verbleibt im Tab "Dokumente", bei dem das Kennzeichen "Hauptdokument" auf NEIN gesetzt wurde und nun wieder editierbar ist. 
+
+=== Datenschutz-Berichte
+Sie finden neben dem Bearbeiten-Button die Auswahl, um verschiedene Datenschutz-Berichte als PDF oder CSV ausgeben zu können. 
+
+==== Informationsbericht
+Zur Ausgabe des Informationsberichts geben Sie an,
+
+* ob eine *Übermittlung* an Dritte erfolgt und wenn ja, ob sich der Empfänger im In- oder Ausland befindet und dessen Adresse.
+* *Garantien*, wenn Daten an Dritte aus dem Ausland weitergegeben wurden.
+* *Externe Datenquelle*, um die Herkunft der Daten zu erfassen (Pflichtfeld, wenn Daten nicht von
+betroffener Person erhoben wurden)
+
+==== Auskunftsbericht
+Zur Ausgabe des Auskunftsberichts geben Sie an,
+
+* ob eine *Übermittlung* an Dritte erfolgt und wenn ja, ob sich der Empfänger im In- oder Ausland befindet und dessen Adresse.
+* *Garantien*, wenn Daten an Dritte aus dem Ausland weitergegeben wurden.
+* *Externe Datenquelle*, um die Herkunft der Daten zu erfassen (Pflichtfeld, wenn Daten nicht von
+betroffener Person erhoben wurden)
+* das *Datum der Anforderung* des Auskunftsberichts
+* im Feld *Frist*, ob die Ausgabe des Berichts pünktlich (fristgerecht) erfolgte, oder ob eine Verlängerung auf Grund der Komplexität der Anfrage oder der hohen Anfrageanzahl beantragt wurde.
+* das neue *Zieldatum* bei einer "Beantragung auf Fristverlängerung"
+
+[IMPORTANT]
+Sowohl für den Auskunftsbericht als auch für den Informationsbericht müssen alle Datenschutzfelder entsprechend ausgefüllt sein.
+
+==== CSV Export
+Hiermit erstellen Sie einen Export über alle DSGVO-relevanten Daten als CSV-Datei.
+
+
+=== Löschkennzeichen setzten
+Das Löschkennzeichen wird durch eine Begründung definiert und kann entweder manuell, durch den
+Anwender, oder automatisch durch einen Prozess gesetzt werden.
+
+Ein manuelles Löschkennzeichen wird mit der Aktion "Füge manuelles
+Löschkennzeichen hinzu" direkt im Kontakt gesetzt, wenn eine Begründung vorliegt, die nicht über die
+automatisierten Löschkennzeichen abgebildet werden. 
+Des Weiteren muss ein manuelles Löschkennzeichen gesetzt werden, wenn es sich um einen Kontakt mit
+mehreren weiteren Funktionen handelt, da diese Datensätze nicht vom Prozess berücksichtigt werden können.
+
+Ein Prozess setzt Löschkennzeichen für definierte Bedingungen (z.B. "Kaufvertrag verjährt"). Diese Bedingungen werden fachadministrativ im System angelegt. 
+
+Im einzelnen Kontakt ist für den Nutzer in der Spalte Begründung ersichtlich, ob es ein "Manuell gesetztes" Löschkennzeichen ist, oder ob eine andere Begründung vorliegt. 
+
+Sobald ein Löschkennzeichen gesetzt ist (automatisch oder manuell), wird der Status auf "Für
+Löschung vorgesehen" geändert. Der Status ist nun in der Vorschau des Kontakts nicht mehr editierbar.
+Es müssen im Tab "Datenschutz" alle Löschkennzeichen entfernt (Löschen-Button) werden, dann wird
+der Status wieder auf aktiv gesetzt.
+
+[NOTE]
+Weitere Informationen, wann ein Datensatz gelöscht-anonymisiert wird und welche Daten gelöscht und welche anonymisiert werden finden Sie hier